Para ampliar a qualidade da gestão escolar de uma instituição de ensino é preciso segurança. Como escolas e universidades possuem um nível altíssimo de registros e documentos, a nuvem surge como uma alternativa poderosa para reduzir riscos que envolvem perda de dados e acessos não autorizados a informações e processos educacionais importantes. Continue a leitura para saber mais sobre esse tema.

Cuidar da gestão de uma instituição de ensino não é uma tarefa fácil. Ainda que as mudanças provocadas pela tecnologia tenham impactado positivamente na maneira de realizar o gerenciamento pedagógico de um colégio ou universidade, existem diversas ameaças capazes de prejudicar o trabalho de um ano letivo inteiro.

Neste cenário, é importante utilizar os melhores recursos disponíveis no mercado para minimizar os possíveis riscos e adquirir mais segurança para os dados e documentações escolares.

A nuvem, por sua vez, traduz-se em uma excelente solução para combater essas ameaças, oferecendo uma abordagem integrada de serviços que ampliam a capacidade de armazenamento das informações, simplificam a gestão e protegem os dados de alunos e professores.

A segurança de dados nas instituições de ensino

Já sabemos que manter os dados protegidos em uma instituição, independente da área de atuação, é de extrema importância. Além dos problemas internos que perdas dessa natureza podem representar para a companhia, ela pode enfrentar complicações jurídicas, de acordo com a LGPD.

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n° 13.709/2018) abrange um amplo conjunto de normas de segurança e tratamento aos dados, que devem ser seguidas de maneira rigorosa pelas empresas para evitar multas ou até mesmo sanções organizacionais.

Para os colégios e universidades, garantir a segurança das informações de pais, alunos e professores não é uma opção, mas uma grande responsabilidade. Além disso, existe uma série de documentos importantes para a gestão escolar e coordenação pedagógica que precisam estar sempre seguros, como:

• Históricos escolares e universitários
• Históricos de saída, entrada e estoque de materiais educacionais
• Planilhas de notas/pontuações escolares
• Controle de equipamentos
• Histórico de controle de merenda em escolas públicas e privadas
• Documentação da diretoria de ensino e/ou escolar
• Controle financeiro de pagamentos a fornecedores, professores e funcionários
• Avaliações e trabalhos de alunos
• Contratos
• Certificados
• Ocorrências acadêmicas e disciplinares
• Atas de reuniões
• Boletos de cobrança, entre outros.

Juntas, essas informações representam o planejamento geral de uma instituição de ensino e podem comprometer totalmente o andamento dos processos, caso sejam perdidas. Sem elas, seria praticamente impossível dar continuidade às tarefas de gestão e atividades pedagógicas de um núcleo educacional.

As principais falhas de segurança de dados na educação

Podemos citar como os motivos mais comuns para a perda de dados:

• Ausência de diretrizes de segurança claras para os funcionários
• Incêndios, enchentes e danificação de equipamentos sem backup
• Ausência de antivírus e Firewall
• Acessos abertos em servidores e computadores
• Senhas fracas
• Falta de manutenção e backup dos arquivos
• Compartilhamento de informações e arquivos por meios não seguros
• Migração lenta ou inexistente para a nuvem

Empresas, organizações e instituições de ensino que não priorizam a segurança de suas informações estarão, diariamente, vulneráveis a ataques e perdas de dados. A simples migração dos dados para um ambiente na nuvem já reduz de forma expressiva esses riscos, protegendo as informações de ataques e possíveis ameaças, sejam elas físicas ou não.

Consequências da perda de dados na educação

Escolas e universidades geralmente funcionam com projeções futuras, como planejamentos mensais, bimestrais, semestrais e anuais. Logo, a ocorrência de uma perda em massa dos dados da instituição pode ocasionar em um longo processo de reorganização de todo o período letivo.

Esse prejuízo é ainda maior quando não existem maneiras viáveis de recuperação dessas informações perdidas, o que representa o dano total de toda a produtividade da gestão administrativa, incluindo a organização financeira, o programa pedagógico, avaliação de alunos e até mesmo a mensuração de crescimento da organização.

Para instituições particulares, caso a perda de informações afete pais e alunos, haverá uma imagem negativa da escola no mercado, dificultando significativamente a obtenção de novas matrículas.

A importância da nuvem para a gestão de dados escolares

Recorrer aos recursos da nuvem para o armazenamento e gerenciamento de dados de uma instituição ou organização de ensino significa, de modo geral, depender menos da memória física e das qualidades técnicas dos computadores. Isso garante mais agilidade e ampla segurança para as informações e sistemas que necessitam de controle e acesso contínuos.

Com inúmeras vantagens e diversos recursos adaptáveis à realidade do negócio, a tecnologia de nuvem contribui de forma significativa para a proteção de dados e, consequentemente, para melhorar a segurança e os resultados da instituição.

Com a Cloud, os dados ficam dispostos em servidores online, minimizando os riscos de perda em caso de danos aos equipamentos ou dispositivos da escola ou universidade.

Além disso, ao reduzir a utilização do armazenamento interno dos equipamentos, você também consegue melhorar a rapidez dos dispositivos, tornando-os menos suscetíveis a possíveis falhas ou bugs.

Outro bom exemplo das vantagens obtidas com a adoção de cloud services é ter os recursos e aplicações disponíveis para todos que precisarem, a qualquer hora e lugar, evitando idas desnecessárias à secretaria da escola ou universidade.

A tecnologia na nuvem também representa, para as instituições de ensino, a possibilidade de realizar atualizações constantes, personalizar parâmetros de planejamento e execução de tarefas, melhorar a integração entre os agentes envolvidos com a escola e os recursos administrativos, entre outros.

Os benefícios da nuvem para a gestão escolar de uma instituição 

Mais segurança para as informações

Como já mencionamos anteriormente, a segurança é uma das características centrais da migração de dados para a nuvem. Além de reduzir os riscos de perdas, apenas pessoas realmente autorizadas podem acessá-los.

Além disso, provedoras de nuvem reconhecidas no mercado, como a AWS, possuem as diretrizes mais avançadas de segurança em infraestruturas totalmente escaláveis, o que significa, respectivamente, mais proteção para as informações e alto desempenho para os diferentes níveis de demanda.

Mais espaço de armazenamento

A cada novo ano, centenas de milhares de novos alunos iniciam sua vida acadêmica, o que significa mais documentos em papel para armazenar e administrar em grandes armários de pastas-arquivo, certo? Errado!

Com a nuvem, você continua alimentando o sistema com informações sem necessidade de investir em espaços físicos. A alta capacidade de armazenamento da nuvem reduz o consumo de papel e transforma o trabalho administrativo em uma atividade totalmente virtual.

Padronização dos arquivos e documentos

Como a gestão documental exige a catalogação e categorização de diferentes níveis de informações e dados, é possível simplificar esse trabalho com a nuvem.

Assim, você organiza melhor seus dados e garante o acesso aos documentos certos com muito mais facilidade e rapidez.

Otimização de tempo e produtividade

O alto volume de documentos impressos torna o trabalho da gestão escolar muito lento e desafiador. Em contrapartida, a adoção da cloud traz aprimoramento aos processos, economia de tempo e, consequentemente, muito mais produtividade para os setores financeiro, administrativo e pedagógico como um todo.

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